จดหมายแนะนำตัวสำหรับขอวีซ่า
ขอวีซ่าไม่ได้ยากอย่างที่คิด Tadoo พร้อมแนะนำเคล็ดลับดี ๆ ในการเขียนจดหมายแนะนำตัวสำหรับการขอวีซ่า ให้ผ่านง่าย ๆ ในรอบเดียว
ขอวีซ่าไม่ได้ยากอย่างที่คิด Tadoo พร้อมแนะนำเคล็ดลับดี ๆ ในการเขียนจดหมายแนะนำตัวสำหรับการขอวีซ่า ให้ผ่านง่าย ๆ ในรอบเดียว
คือจดหมายที่อธิบายว่าคนเดินทางคือใคร เดินทางด้วยจุดประสงค์อะไร พร้อมอธิบายแผนการเดินทางคร่าว ๆ และยืนยันกับสถานทูตว่าจะเดินทางกลับประเทศไทยตามกำหนด รวมถึงหากเกิดเหตุการณ์ฉุกเฉินใด ๆ จะสามารถรับผิดชอบค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นได้ บางสถานทูตอาจไม่บังคับให้ยื่นจดหมายแนะนำตัว แต่ควรเตรียมไปเผื่อเหตุการณ์สุดวิสัย
จดหมายแนะนำตัวอาจไม่ใช่เอกสารจำเป็นแต่ก็ถือว่ามีผลต่อการพิจารณาวีซ่า เพราะจำนวนคนที่ยื่นขอวีซ่ามีมากมาย จดหมายแนะนำตัวจะช่วยอธิบายตัวตนของผู้ขอวีซ่าให้สถานทูตรู้จักและรับรู้จุดประสงค์ของการเดินทาง นอกจากนี้ยังช่วยรับรองอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรว่าเราจะเดินทางกลับประเทศไทยแน่นอน ไม่หนีหายไประหว่างทาง
สำหรับฟรีแลนซ์ หรือคนที่ทำงานอิสระ ไม่มีบริษัทต้นสังกัดแน่นอน หากมีแผนจะไปเที่ยวต่างประเทศ เช่น ยุโรป หรืออเมริกา ขณะยื่นเอกสารขอวีซ่า ควรแนบจดหมายแนะนำตัวไปด้วยไม่ว่าสถานทูตจะกำหนดหรือไม่ก็ตาม เพราะอาชีพอิสระไม่มีต้นสังกัดรับรองการทำงาน แม้ว่าเราจะเตรียมเอกสารด้านการเงินมาเพียงพอแล้ว แต่จดหมายแนะนำตัวจะช่วยยืนยันและทำให้สถานทูตเข้าใจการทำงานของเรามากขึ้น ทำให้เราขอวีซ่าได้ง่ายขึ้น มีโอกาสผ่านฉลุยตั้งแต่ยื่นครั้งแรก
การเขียนจดหมายแนะนำตัวสำหรับขอวีซ่านั้นใช้รูปแบบเดียวกับการเขียนจดหมายทั่วไปที่เป็นภาษาอังกฤษ ผู้ขอวีซ่าสามารถศึกษารูปแบบและตัวอย่างได้ทางอินเทอร์เน็ต โดยจดหมายแนะนำตัวจะแบ่งเป็น 3 ส่วน ได้แก่
1. ส่วนต้นของจดหมาย
2. ส่วนกลาง หรือใจความสำคัญ
3. ส่วนท้ายของจดหมาย
“เนื้อหาในจดหมายแนะนำตัวไม่ควรเกิน 1 หน้ากระดาษ A4 เพื่อประหยัดเวลาในการอ่านและเป็นการอำนวยความสะดวกต่อสถานทูต”
ในส่วนนี้จะระบุข้อมูลติดต่อของผู้ยื่นขอวีซ่าและหัวข้อเรื่อง ซึ่งประกอบไปด้วยชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ที่ติดต่อได้ อีเมล และระบุชื่อผู้รับจดหมาย หรือก็คือสถานทูตที่ไปยื่นเอกสารขอวีซ่า ในส่วนของหัวข้อเรื่อง ควรเขียนว่าเดินทางไปไหน ช่วงวันที่เท่าไร หากเป็นการขอวีซ่าเชงเก้น อาจระบุเพิ่มเติมว่าท่องเที่ยวในประเทศเชงเก้นกี่ประเทศ เช่น Purpose of Travel to Spain on 2-12 July 2020 (Travelling in Schengen Group of Countries for two countries)
ก่อนส่งจดหมายแนะนำตัว ควรตรวจเช็คความถูกต้องอีกครั้ง โดยเฉพาะการขอวีซ่าที่สถานทูตประเทศใหญ่ ๆ เช่น วีซ่าอเมริกา หรือวีซ่าเชงเก้น
ส่วนกลางของจดหมาย คือเนื้อความทั้งหมดของจดหมาย ควรมีเนื้อหาที่ชัดเจนและกระชับ เพราะจดหมายไม่ควรเกิน 1 หน้ากระดาษ A4 สำหรับระดับภาษาที่ใช้ไม่จำเป็นต้องเป็นภาษาทางการ แต่ต้องสื่อสารเข้าใจและให้ข้อมูลถูกต้อง ในส่วนของเนื้อหาควรระบุข้อมูลจำเป็นดังต่อไปนี้
– แนะนำตัวพอสังเขป ระบุชื่อ อายุ และอาชีพปัจจุบัน
– บอกจุดประสงค์ของการเดินทางและแผนการเดินทาง เช่น เดินทางไปท่องเที่ยว ตั้งแต่วันที่เท่าไร หากไปหลายประเทศต้องแจกแจงวันเดินทางให้ชัดเจนทุกประเทศ
– ระบุว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบค่าใช้จ่าย หากเป็นนักเรียน นักศึกษา หรือผู้ที่ยังไม่มีรายได้ ต้องระบุข้อมูลของคนที่จะรับผิดชอบค่าใช้จ่ายแทนให้
– อธิบายแหล่งที่มารายได้และหน้าที่การงาน พร้อมระบุรายได้ต่อเดือน หากเป็นฟรีแลนซ์หรือทำอาชีพอิสระควรแจกแจงที่มารายได้ให้ชัดเจนและระบุรายรับต่อเดือน
– คำนวณค่าใช้จ่ายคร่าว ๆ ต่อวัน และตลอดการเดินทาง
– บอกเหตุผลที่ต้องเดินทางกลับ ควรแจกแจงเป็นข้อเพื่อให้อ่านเข้าใจง่าย
ส่วนท้ายควรเขียนรับรองว่าข้อมูลที่กล่าวมาข้างต้นเป็นความจริง หากมีข้อสงสัยประการใด สามารถติดต่อสอบถามได้จากข้อมูลที่ให้ไว้ พร้อมเซ็นชื่อรับรอง
จดหมายแนะนำตัวเพื่อขอวีซ่าต้องให้ข้อมูลที่เป็นจริง ห้ามปิดบัง หรือโกหก หากสถานทูตตรวจสอบแล้วพบว่ามีข้อมูลไม่ตรงกับเอกสาร หรือหลักฐาน อาจทำให้ขอวีซ่าไม่ผ่านและเป็นประวัติไม่ดีของผู้ยื่นขอวีซ่าได้